GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO.
La empresa "EL DULCE DEL DÍA" busca definir con exactitud un plan óptimo de aprovisionamiento para determinar su correcto funcionamiento, dejando dispuestos todos los productos, partes, bienes y servicios necesarios para las operaciones de la empresa, implementando este para poder realizar la fabricación de su producto (panela) y mejorar su producción. Por eso esta entra en la labor de evaluar los posibles y actuales proveedores, para así tomar la mejor decisión en cuanto a las compras de materia prima, asegurando los mejores para la empresa, analizando la calidad, cantidad, tiempo de entrega y precios (moderados) y así por medio de esto establecer los inventarios que le brindará la información necesaria para poder determinar la constancia de la calidad de proveedores además de que ayudará a la empresa a llevar un respectivo orden y control de la materia prima, y así estar seguros de sus compras y dinero invertido en esta sección, siendo necesario en este espacio los recursos económicos para la compra de insumos, humanos para la recepción y control y tecnológicos por medio de los cuales se facilite los inventarios y contabilidad, todo para el desarrollo correcto reduciendo perdidas en tiempo y dinero. La capacitación del personal para que el departamento se encuentre desarrollando una buena gestión es un gasto necesario que re percutirá de manera positiva a la empresa.
Todo teniendo siempre presente que los limitantes presentados por la empresa pueden incurrir en mayor parte en el capital económico, ya que las opciones más adecuadas para esta pueden superar los costos que ya tiene establecidos, como también la falta de conocimiento de la complementación del plan puede llevar a que se incurran en errores garrafales.
Compras:
Análisis de las solicitudes de compra: Puesto que el objetivo principal de las compras es el abastecer a la empresa con materia prima de calidad y a un precio razonable, el primer paso consiste en realizar un análisis de la materia prima que la empresa necesita, en este caso la caña de azúcar.
Análisis de la materia prima
Especificaciones:
Materia prima a adquirir: Caña de azúcar
Características del producto solicitadas por la empresa:
- Medidas de la caña dentro del rango estándar del producto ( de 3 a 4 metros de largo y 5 a 6 centímetros de diámetro)
- Tallo maduro, libre de daños, enfermedades o inconsistencias.
- Alto contenido de sacarosa, (el cual se determinará en el momento de la transformación realizando análisis)
- Buenas prácticas culturales por parte del proveedor (corte del producto, manejo, lavado, etc)
Factores que afectan la calidad del producto:
- La variedad
- Las prácticas culturales
- La edad y época del corte
Cantidad requerida: Teniendo en cuenta que para producir una arroba de panela se necesita aproximadamente 10 arrobas de caña de azúcar, se podría llegar a una cifra aproximada de la cantidad de caña requerida por la empresa para su producción actual.
Producción mensual total de panela: 40 toneladas y 800kg
Cantidad de caña de azúcar requerida mensualmente: 400 toneladas y 705 arrobas aproximadamente.
Tiempo en el que se necesita el producto: Una semana antes de iniciar a procesarlo
Proveedores:
Una vez analizados los posibles proveedores que cumplen con los requerimientos en cuanto a calidad del producto, cantidad, tiempo de entrega y precio, se procede a firmar un contrato de mutuo acuerdo en el cual ambas partes se comprometen a llevar a cabo una relación comercial proveedor – cliente, este tipo de contrato se denomina contrato de suministros, y se hace un documento formal del mismo una vez exista un mutuo acuerdo entre la empresa y el proveedor.
Se llevará a cabo el acompañamiento de la compra de materia prima con el fin de verificar que la entrega del producto se haga en el tiempo pactado y en las condiciones pactadas, luego a esto, se recibe el material solicitado en la orden de compra y aquí se verifica si las cantidades son correctas y el equipo de compras se apoya en calidad quien realiza la inspección de comparar el material en cuanto a especificaciones y características, visado el pedido se ordena el ingreso a bodega o almacén.
Inventarios:
Una vez se cuenta con el producto comprado, se procede a inventariar cada mercancía donde se especifique datos como la proveniencia de la mercancía (proveedor), cantidad comprada y precio.
Claro esto, la empresa da implementación de los siguientes inventarios: Materias primas, Insumos y materiales. Con el fin de identificar bienes a inventariar, mantener un conteo, recuento y registro de la materia prima con el fin de que cubra la necesidad de la empresa.
GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN.
Almacenamiento:
La empresa DULCE DEL DÍA con su objetivo claro para el almacenamiento busca poder mejorar este con el fin de la reducción de costos, objetivo que nos presenta:
Diseñar e instaurar lineamientos y programas en los cuales todos los procesos de recepción, almacenamiento, reabastecimiento, chequeo, embalaje y preparación de pedidos se sincronicen con el resto de procesos, además que se mejoren los movimientos de mercancías dentro de las instalaciones, implementando y adaptando un cronograma para el embalaje, mejorando la entrega a los vehículos que distribuyen y fijando un orden exacto de almacenamiento con el fin de que las actividades de la empresa sean más líquidas y eficaces.
Por medio de lo cual los encargados de la logística comercial de la empresa determinan que se quiere llegar a embalar al 100% de eficacia los productos en las jornadas laborales, optimizando los procesos en un 95% para satisfacer al cliente y crecimiento de la empresa, además de así poder reducir los costes de la empresa en un 15%.
Por ende se realizará las siguientes acciones dirigidas a estas metas:
- En la parte de embalaje se dará uso de estibas y las cajas se moverán con la información del desarrollo de la distribución, todo llevado con registros.
- Capacitaciones a los empleados en los procesos que encierra el almacenaje (manipulación de productos, movimientos de material dentro las instalaciones, organización de pedidos, etc.)
- Mantener en orden los equipos de manipulación de productos y los sistemas de información.
- Llevar todos los registros al día, de almacenaje, entradas y salidas.
- Adecuar todas las zonas de almacén, fijando el orden que se va tener de acuerdo a
- los lotes de fabricación del producto y realizando los ajustes necesarios para cada lugar se mantendrán los sitios aptos para los productos evitando afectaciones en estos como lo es la humedad.
- Coordinar entradas y salidas de materiales y productos con el fin de mantener la fluidez y hacer que los productos lleguen más frescos a sus consumidores y los costos por almacenamiento se reduzcan.
- Siempre mantener todos los elementos necesarios al día, conservando un constante estudio de necesidades de esta zona.
- Conservar un stock de almacenamiento acorde a lo requerido según los pedidos fijándose en las variables externas (ápoca del año, nuevos clientes, etc.)
Implementando los siguientes recursos:
- Cajas.
- Cintas.
- Papel vinipel.
- Estibas con altura mínima de 20 cm.
- Tecnologías TIC.
- Monta cargas.
- Personal.
- Formatos de control de recepción y salida de productos.
- Estantes.
- Bodega
Distribución:
La empresa “DULCE DEL DÍA” necesita con rapidez, la definición de un canal de distribución adecuado, de acurdo al tamaño y condiciones de la misma, que permita la entrega del producto en los tiempos estipulados y las condiciones óptimas para el cliente, generando rapidez y eficiencia en este proceso de distribución y en todas las actividades que este requiere, además de cubrir toda cada uno de los puntos de distribución y la demanda que en estos se genere. El canal de distribución que más se adapta a la empresa, es el detallista.
Para llegar a esto, la empresa debe dar cumplimiento a una serie de actividades como:
- Determinar la estrategia de distribución.
- Asegurar que el embalaje y empaque se encuentren en optimo estado antes de realizar él envió.
- Vigilar los estados de los vehículos antes de la distribución.
- Implementar un sistema de información geográfica que permita la ubicación en tiempo real y controlar las rutas de la distribución.
- ejecutar un programa de mantenimiento preventivo para los vehículos que realizan las rutas de distribución.
A su vez para poder dar desarrollo a estas actividades, la empresa debe hacer uno de una gran variedad de recursos, dentro de los cuales se encuentran los recursos humanos, hay que resaltar que estos son parte fundamental de cada proceso, pues si el talento humano o la mano de obra una empresa no sería nada, por otro lado debe dar uso a una plataforma de geo proceso si se quiere hacer posible la ubicación en tiempo real y control de las rutas de distribución, además de recursos tecnológicos, económicos y maquinaria necesaria para poder llevar a cabo esta parte del proceso.
Transporte:
Ya para culminar la gestión de distribución, el último subproceso a desarrollar, es el de transporte; el objetivo de este, es definir el medio de transporte por el cual se enviarán los productos tanto dentro como fuera del país. Este medio de transporte debe contar con las condiciones de higiene óptimas, las cuales también garantizan la llegada del producto en buenas condiciones, además, la selección de un buen medio de transporte, previene los daños en el producto como ruptura o humedad; se debe tener en cuenta que la empresa “DULCE DEL DÍA” exporta sus productos fuera del país, por lo tanto, para este aspecto también se deben tener en cuenta estas condiciones.
Transporte terrestre: este medio de transporte es el más utilizado dentro de la empresa, es conveniente y adecuado el uso de furgones o vehículos de carga pesada, los cuales cubrirán la mayor parte de las rutas establecidas; por el tamaño de la compañía y teniendo en cuenta los ingresos con los que muy seguramente cuenta, es bueno que la empresa cuente con vehículos propios para este tipo de envíos. Algunas de las limitaciones a las que la empresa se puede enfrentar son con las vías en más estado, tráfico congestionado, altos costos para la compra de vehículos y encontrarlos en las condiciones requeridas.
Trasporte aéreo: En este caso, este tipo de transporte se utiliza, en la exportación de producto fuera del país, ya que es el método más seguro y confiable, las cargas de panela deben pasar por un riguroso proceso antes de poder ser enviadas por este medio, lo cual también genera costos de envío,
Es importante resaltar que para este subproceso, también se deben llevar a cabo una serie de actividades, dentro de las cueles se pueden encontrar, la investigación sobre posibles alternativas, ya sea transporte contratado o transporte propio de la empresa, analizar que ruta de transporte es la indicada, escoger conductores con experiencia en esta labor, implementar la búsqueda de fuentes confiables para la adquisición de los vehículos, establecer horarios para que transiten los vehículos y se fijan las distancias entre puntos de cargue y descargue de los vehículos y la capacidad de los estos, para mantener un orden de tiempos y número de productos que se lleva.
